オフィスアクセスで業務で使うデータベースを作るには

オフィスアクセスと言うソフトをご存知でしょうか。

オフィスソフトはエクセルが有名で、ほとんどの会社内で使用されていますが、エクセルは表計算ソフトです。
データを表にして合計を出したり平均を出したり、グラフで表示したりするのには非常に便利なソフトですが、データの管理は苦手です。データはワークシート単位でしか扱えず、レコードの整合性もないので、大量のデータを貯めるのは困難です。しかし、オフィスアクセスを使用すれば、数百万件程度のデータ量でしたら十分に使えます。

また、エクセルはデータを共有した場合に他の人がファイルを使っていると観覧することはできても入力ができません。

はじめはレンタルオフィスについてよく知りませんでした。
レンタルオフィス情報源としてこのサイトをご利用していただけると考えられる情報量です。

アクセスならば複数の人が同時にデータの入力ができますので、社内のワークグループで利用するのに適しています。


しかし、アクセスは他のオフィスソフトと違い、直感的にデータベースを作ることはできないので、多少のスキルが必要になります。アクセスの中身は大きく分けるとフォーム、クエリ、テーブルの3つで、その他には印刷などに利用するレポートがあります。また、マクロも使えるのですが、エクセルのマクロとは違い、操作の記録はできません。あくまでも人が行うことを自動化するための機能で、VBAの補助的なものです。そして、そのVBAですが、本格的で使いやすいデータベースを作るのであれば欠かせない機能です。
アクセス内のすべての動作がこのVBAで作成できます。
VBAとは、ビジュアルベーシックフォーアプリケーションの略で、オフィスソフトに特化したプログラミング言語です。

VBAの多くの使い方は、各コントロールの動作によって実行されます。


例えば、フォーム上にコマンドボタンを作り、このボタンをクリックすれば他のフォームが開くようにする場合、コマンドボタンのクリックイベントにフォームを開くためのコードを記述すればいいのです。


このようにVBAを使用することで、オフィスの効率はさらに上がるでしょう。


改めて考えてみれば、一日のうちで実に1/3を過ごすオフィス。
それ故に少しでも快適な環境で過ごしていたいと思うのは当然のことです。
しかし、誰もが思っていても蔑ろにされがちなのもオフィスの環境整備の実態でもあると言えるところです。快適に過ごせる環境とはなにか。

それの第一条件はやはり清潔であることだと思います。汚い空間では快適も何もあったものではありません。土足にしろ靴を履き替えるにしろ、一般家庭と同様に日々の清掃は欠かせないところだと思います。


最近のオフィスでは自分達で清掃をせずに外注するところも多いようですが、そのような時でも整理整頓を心がけ、清掃がしやすいように配慮することでより室の高いサービスを結果として受けられることにつながります。せっかく料金を支払って外注しているのですから、隅々まできちんとキレイにしてもらいましょう。従業員たちが自ら清掃を行うオフィスではしっかりした約束事を決めること。そしてその約束をちゃんと守るように努力することが大切です。
清掃を仕事ではないという理由を付けてサボろうとする人がいますが、その意見を無視して作業を押し付けてはいけません。
必要であれば勤務時間に清掃の時間を組み込むことも会社側と交渉してみることも考えましょう。

自分達が過ごす場のこととはいえ、オフィス内で必要なことは決してボランティアではないので、業務として認めてもらうべきです。


その他にも、空調などには気をつけたいところです。

最近では節電の必要性が高まっていて、どこのオフィスでもエアコンの温度を高めに設定する傾向がありますが、少し前には冷えすぎる、いや暑すぎるとよく論争のタネになっていました。


たかが室温と侮る事なかれ。

一日の大半を過ごす場所の温度は体調にも大きな影響を与えます。快適と感じる条件は人それぞれですが、公共の場として一定の配慮が必要です。
身体に不調を訴える人が出るような時には協力して解決する姿勢を見せて欲しいところです。
せっかく縁あって同じオフィスで働くことになった者同士、協力してより快適なオフィス環境を作って行きたいものです。

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